Cách quản lý tối đa cho lĩnh vực in ấn, photocopy tại công ty

DỊCH VỤ - SỬA CHỮA

In ấn và sao chép giấy tờ, hồ sơ, biên bản hội họp tốn khá nhiều tiền hàng năm cho công ty. Đặc biệt là chi phí đầu tư vào máy photocopy. Tính cả tiền mua máy photocopy cộng chi phí in, mực, bảo quản và sửa chữa có thể lên đến vài chục triệu đồng/năm. Vậy làm sao để có thể hạn chế tối ưu số tiền này cho lĩnh vực in ấn, photocopy? Daphuquy sẽ giúp các bạn tìm hiểu chi tiết về tối ưu hóa vực in ấn, photocopy ở nội dung bên dưới.

Giảm chi phí vào đầu tư thiết bị, vật tư

Máy photocopy hiện nay đang ở mức 10 triệu đến 100 triệu tùy vào thương hiệu và tính năng. Hiện các dòng máy cho thuê để in ấn, photocopy thường là các dòng máy cao cấp có giá hơn 20 triệu. Đồng nghĩa với việc bạn mua và sử dụng lâu dài cũng sẽ mất khoảng 20 triệu là ít nhất. Mức giá này quá cao cho một máy photocopy. Chưa kể đến là tiền bảo dưỡng, sửa chữa, thay mực máy in, thay phụ kiện.

Thay vì mua máy mới bạn có thể sử dụng các dịch vụ cho thuê máy photocopy. Hiện nay mức giá khoảng 700K/tháng, dùng cho 5000 bản in ấn. Nếu thuê dài hạn sẽ rẻ hơn. Mỗi năm sẽ mất từ 6 đến 7 triệu tiền in ấn và sao chép tài liệu. Ngoài ra không mất thêm bất cứ một phí sửa chữa hay thay mực máy in nào cả.

Kiểm soát quy trình in ấn, photocopy

Nếu bạn chọn hình thức mua máy photocopy thì nên kiểm soát đầu ra của sản phẩm. Khi không có quy định về gói sử dụng thì nhân viên sẽ không ý thức được việc in ấn. Họ có thể thoải mái trong việc in ấn và sao chép tài liệu. Nguồn tài nguyên phí từ việc in sai, in quá nhiều bản in sẽ phát sinh khá nhiều tiền.

Mỗi năm bạn có thể hoang phí đến 5 triệu đồng nếu in không đúng mục đích, thay mực quá nhiều lần. Mức này đã gần tương đương với việc bạn quyết định thuê một chiếc máy photocopy chất lượng cao rồi nhé.

Chọn các loại giấy in đa dạng

Với các văn bản chỉ mang tính chất tham khảo có thể chọn giấy chất lượng thấp, giá rẻ. Chỉ những văn bản cần lưu kho và cất giữ, ký kết mới chọn giấy chất lượng cao. Hình thức này sẽ tiết kiệm được cho các bạn vài triệu đồng/năm.

Mua hoặc thuê máy photocopy thương hiệu nào?

Để không bị lỗi khi in ấn, quá trình thực hiện nhanh, có công nghệ quét và sao chép độc đáo, hệ thống tiết kiệm mực… Những hình thức này sẽ giúp bạn tiết kiệm vào tiền giấy, mực và tổn hao điện năng tốt nhất. Bạn nên chọn các dòng máy photocopy của Toshiba.

Mẫu mã đa dạng, công nghệ Laser săc nét, các phím chức năng cũng dễ dàng sử dụng hơn các dòng máy photocopy khác. Sản phẩm này sẽ rất bền nên bạn cũng không cần tốn kém để duy trì thêm đội ngũ bảo dưỡng và sửa chữa máy in, photocopy.

Hiện tượng kẹt giấy không xảy ra nên lượng giấy hư hỏng sẽ hạn chế. Đặc biệt là chống bám mực từ máy photocopp Toshiba rất cao mang đến những bản in đều màu, đủ mực giúp tiết kiệm mực in tối đa.

Tạm kết

Cách quản lý tối đa cho lĩnh vực in ấn, photocopy tại công ty hy vọng đã giúp ích nhiều cho các bạn. Nếu mua máy photocopy các bạn nên chú trọng các vấn đề trên nhé. Hoặc giả các bạn thuê máy photocopy cũng nên chọn địa điểm uy tín, đảm bảo về giá thành và các điều lệ soạn thảo trong hợp đồng. Chúc quý vị và các bạn sớm chọn được hình thức in ấn và photocopy phù hợp với công ty của mình nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *